Édition du manuscrit

La Casa de Velázquez a adopté la chaîne éditoriale Métopes (Méthodes et outils pour l’édition structurée), conçue et développée par la Maison de la Recherche en Sciences Humaines (MRSH) de l’Université de Caen Normandie. Cette chaîne éditoriale a pour objectif principal d’optimiser la qualité éditoriale et de faciliter le libre accès (Open Access). Elle permet ainsi la production simultanée de versions imprimées, PDF et numériques à partir d’un fichier source unique structuré, garantissant ainsi la pérennité et l’interopérabilité des contenus.

Les procédures éditoriales s’adaptent en permanence pour répondre aux nouveaux défis du secteur des publications posés par la transformation numérique, l’intelligence artificielle et l’évolution des attentes des lecteurs. L’édition numérique requiert une expertise spécifique, notamment en matière d’encodage des textes et de structuration XML. Cette tâche s’effectue une fois le texte au format Word stabilisé, propre et définitif.

Afin de garantir la réalisation de nos objectifs, publier dans les meilleurs délais et avec l’exigence de qualité de la Casa de Velázquez, il est impératif que les auteurs et les directeurs d’ouvrage assument les responsabilités qui leur incombent, détaillées dans Les collections.

Étape 1. — Préparation de copie

À l’issue d’un processus rigoureux de mise au point du manuscrit par le secrétariat d’édition, comprenant la révision des dossiers textes et illustrations, le pointage des notes de bas de page avec les sources et la bibliographie, les harmonisations, les corrections orthographiques et stylistiques de l’ensemble du texte, ainsi que l’application de la feuille de styles Métopes et les vérifications de l’application des normes éditoriales, un premier jeu d’épreuves (EP1) est transmis à l’auteur/directeur d’ouvrage.

Cette première étape représente la seule opportunité de procéder à la vérification finale de l’ouvrage et d’apporter les corrections d’auteur nécessaires. Ces corrections peuvent inclure des ajouts, des suppressions ou des modifications du texte, des notes de bas de page et des illustrations. Il est impératif que ces corrections soient effectuées à ce stade et qu’elles soient indiquées de manière claire et précise en utilisant les outils spécifiques au format PDF, tels que l’ajout de commentaires, le remplacement du texte sélectionné, l’insertion ou la suppression de texte.

Le retour des EP1 doit être effectué dans un délai de quatre à six semaines, déterminé en fonction du volume de l’ouvrage.  L’auteur ou le directeur d’ouvrage est prié d’identifier sa version corrigée en apposant ses initiales à la fin du nom des fichiers avant de les transmettre au secrétariat d’édition.

Un second jeu d’épreuves (EP1-corr) sera transmis après application des suggestions de corrections acceptées, des corrections d’auteur sollicitées et l’intégration des éventuels compléments requis. Cette étape permet à l’auteur ou au directeur d’ouvrage de s’assurer que toutes les demandes ont été correctement prises en compte et de valider l’intégralité du texte avant sa transformation au format XML dans un délai de quinze à vingt jours en fonction du volume de l’ouvrage.

Cette validation correspond au bon à tirer (BAT) et revêt une importance capitale, car l’édition numérique implique un travail supplémentaire d’encodage des textes et de structuration XML, lequel ne peut être réalisé qu’une fois le texte au format Word stabilisé, propre et définitif (EP2).

Toute modification apportée après cette étape entraînerait des retards et des coûts supplémentaires de production. Dans le cas où ces corrections dépasseraient dix pour cent (10 %) des frais de préparation estimés, le montant excédentaire serait à la charge de l’auteur.

Étape 2. — Version papier

Suite à la transformation des fichiers au format XML et l’import du volume dans INDD pour la mise en page de l’ouvrage, la maquette du livre est envoyée à l’auteur ou au directeur d’ouvrage pour la vérification de la correcte distribution entre le texte, les tableaux et les illustrations.

Tout ajout ou suppression, à la fois dans le texte et son illustration, sont exclus à ce dernier stade.

Les seules corrections admises sont les éventuelles coquilles ou erreurs de syntaxe qui auraient échappé au crible lors des différents échanges.

Toute modification, aussi minime soit-elle, doit être consignée dans le fichier XML approprié afin d’assurer l’actualisation de la version numérique. De plus, pour la version papier, une telle modification peut nécessiter la redistribution du texte sur plusieurs lignes, entraînant potentiellement la recomposition de paragraphes entiers et la réorganisation de plusieurs feuillets, voire de l’intégralité de l’ouvrage. Cela peut avoir des répercussions sur la pagination, le sommaire et autres références internes au texte et engendrer des erreurs pouvant conduire à une non-conformité avec la version électronique.

Les éventuels renvois de pages internes au volume doivent être renseignés à cette étape et les paragraphes correspondants surlignés afin de garantir l’intégration de leurs numéros respectifs dans la version numérique.

La mise à jour des dates de publication des références « à paraître » en bibliographie et dans les notes de bas de pages correspondantes sont à indiquer à cette étape aussi.

Seules les mauvaises césures ou concordances entre les titres courants et le sommaire (CCV, ECV) ou la table des matières et la liste des illustrations (BCV, SCV) sont acceptées.

En cas de présence d’un ou plusieurs index, leur génération sera effectuée suite à la finalisation de la pagination. Un second envoi de maquette sera alors réalisé afin de procéder à la vérification des renvois des entrées d’index dans un délai supplémentaire de quinze jours.

Il sera demandé de procéder à la validation de ces dernières épreuves en vue de leur envoi à l’imprimerie. Un délai à convenir, ne pouvant excéder un mois s’il n’y a pas d’index, sera fixé à cet effet. Le formulaire du BAT, dûment rempli et signé, devra être retourné dans les délais impartis.

Étape 3. — Version numérique

Après vérification et validation du volume pour son export sur la plateforme OpenEdition Books, l’auteur ou directeur d’ouvrage aura accès au livre numérique avant sa publication. Cet accès servira à vérifier la conformité du contenu numérique avec la version papier, notamment la correction des coquilles, des renvois aux numéros de paragraphes et autres ajustements de la maquette.

La validation de la version numérique, destinée à sa diffusion en ligne, sera sollicitée dans un délai à convenir le moment venu et qui ne pourra pas excéder quinze jours. Afin de procéder à cette validation, il sera demandé de retourner le formulaire du BAD (Bon à diffuser) dûment rempli et signé.